Rechnungen am Computer schreiben

Worauf Selbstständige und Kleinunternehmer achten sollten

Selbstständige, Gründer und Kleinunternehmer müssen allerhand Dinge beachten, um ihr Business voranzubringen: Eine eigene Website muss erstellt, in puncto Suchmaschinenoptimierung auf den neusten Stand gebracht und auch die Buchhaltung darf nicht aus den Augen verloren werden. Beim Schreiben von Rechnungen ist es für Kleinunternehmer und Selbstständige aber wichtig, einige Pflichtangaben zu erfüllen. Nur dann werden die Leistungen vom Finanzamt anerkannt. Die wichtigsten Punkte stellt dieser Artikel vor.

Diese Pflichtangaben muss jede Rechnung beinhalten

Welche Angaben eine Rechnung unbedingt enthalten muss, gibt das Umsatzsteuergesetz vor. Verstößt eine Rechnung gegen Formvorschriften, so ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Die folgenden acht Punkte müssen in die Rechnung aufgenommen werden, damit sie vor dem Finanzamt gültig ist:

Kompletter Name des Unternehmens und gegebenenfalls die Rechtsform
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen beziehungsweise bei umsatzsteuerbefreiten Unternehmen die persönliche Steuernummer
Datum der Rechnung
Eindeutige Rechnungsnummer
Name und Menge der Dienstleistung oder der Ware
Zeitpunkt der Lieferung der Waren oder der Dienstleistung
Umsatzsteuersatz

Wird keine Umsatzsteuer erhoben, muss zudem der Grund dafür auf der Rechnung vermerkt werden.

Mit Musterrechnungen auf Nummer sichergehen

Wer bei der Erstellung von Rechnungen auf Nummer sicher gehen möchte, kann auf der Website von lexoffice Rechnungsvorlagen und Musterrechnungen downloaden. Es genügt dann, die passende Vorlage auszuwählen und kostenlos herunterzuladen. Die Rechnungsvorlage kann im Anschluss nach den eigenen Wünschen und Bedürfnissen individuell angepasst werden. Alternativ kann eine Buchhaltungs- und Rechnungssoftware bei der Rechnungsstellung helfen, wie zum Beispiel das Lexware Rechnungsprogramm. Es umfasst folgende Funktionen:

Zuverlässige und sichere Erstellung von Angeboten und Rechnungen
Verwaltung von Kunden und Lieferanten
Online-Banking integrierbar

Gerade für Anfänger in puncto Rechnungserstellung und Buchhaltung stellt eine Buchhaltungssoftware eine wertvolle Hilfe dar.

Rechnungen versenden – worauf Sie achten sollten

Sobald die Rechnung fertig ist, muss sie noch an den Kunden geschickt werden. In diesem Zusammenhang gibt es eine gute Nachricht, denn die Richtlinien für den Versand von Rechnungen wurden in den letzten Jahren gelockert. Früher mussten Rechnungen, die per Mail verschickt wurden, mit einer elektronischen Signatur versehen sein. Das ist heute überflüssig und es genügt, Rechnungen als Anhang per E-Mail zu verschicken.

Wie sollte eine Rechnungsnummer aussehen?

Innerhalb des Geschäftsalltags von Unternehmern und Selbstständigen müssen Rechnungsnummern einmalig sein. Das heißt, dass Sie Rechnungsnummern nicht doppelt vergeben dürfen. Zudem sollte die Rechnungsnummer einem logischen System folgen und fortlaufend sein. Ob Sie fortlaufende Ziffern oder Buchstaben wählen, ist gleichgültig, nur die chronologische Reihenfolge ist wichtig.

Sonderregelungen für Storno-Rechnungen

Spezielle Regelungen gelten bei Storno-Rechnungen. Im Stress des Alltags passiert es recht schnell, dass sich ein Tippfehler oder Zahlendreher in die Rechnung einschleicht. Wird dies erst bemerkt, wenn das Dokument verschickt wurde, müssen die falschen Angaben korrigiert werden. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass Sie auch die verkehrte Version der Rechnung aufbewahren müssen. Dafür gibt es einen einfachen Grund: Jede Rechnung hat eine unverwechselbare Nummer, womit sie Bestandteil des unternehmerischen Buchhaltungssystems ist. Um Tippfehler zu beheben, müssen Sie daher eine sogenannte Storno-Rechnung erstellen.

Dabei sollte die neue Version über exakt denselben Betrag ausgestellt werden, wie dieser auch auf der fehlerhaften Rechnung ausgewiesen war. Wichtig ist, dass Sie vor den Betrag ein Minus setzen. Sofern die falsche Rechnungssumme 100 Euro beträgt, muss auf der Storno-Rechnung also ein Betrag von -100 Euro ausgewiesen werden. Auf diese Weise können Sie die falsche Rechnung neutralisieren. Zudem müssen Sie der Storno-Rechnung eine eigene, neue Rechnungsnummer zuteilen. Im nächsten Schritt können Sie nun eine neue, korrekte Rechnungsversion erstellen, welche wieder eine eigene Rechnungsnummer zugeteilt bekommt. Demzufolge gibt es drei Rechnungen, die an den Kunden geschickt werden und die Sie als Dokument für das Finanzamt und Ihre Steuererklärung aufbewahren müssen.